Gebruikers documentatie

Introductie

Het doel van dit document is het verschaffen van de meest essentiele informatie die nodig is om te kunnen werken met de Uitbase V4. De onderwerpen die worden behandeld gaan voornamelijk in op het werken met content, notificaties en de verschillende zoekmogelijkheden.

De Uitbase V4 is een geheel vernieuwd systeem, dat is ontwikkeld in nauwe samenwerking met de gebruikers. Het doel van het systeem is het in staat stellen van de gebruikers om snel een eenvoudig culturele informatie in te voeren en te beheren, om de publicatie van actuele en juiste informatie mogelijk te maken. De functionele input van de gebruikers heeft geleid tot zeer bruikbare inzichten die zijn verwerkt in het ontwerp van het systeem. De ontwikkeling van de Uitbase staat niet stil, bij het gebruik van het systeem ontstaan nieuwe inzichten die bij de doorontwikkeling een belangrijke rol zullen spelen.

Gebruikers en rollen

Bij het werken met rollen en rechten gelden de volgende overkoepelende regels:

• Een productie, locatie, groep of speeldatum die door een gebruiker van een bepaald kantoor wordt aangemaakt, kan alleen worden aangepast door gebruikers die bij hetzelfde kantoor horen.
• Een producent ziet in de zoekresultaten alleen producties met de status concept van het kantoor waar hij bij hoort.

Zoeken

Eén van de belangrijkste functionaliteiten van de Uitbase is het snel en eenvoudig zoeken. Zoeken wordt ondersteund op twee manieren, namelijk: contextueel- en tekstueel zoeken. Bij contextueel zoeken wordt de zoekterm voorzien van de veldnaam, zodat uitsluitend het betreffende veld wordt doorzocht. Door gebruik te maken van contextueel zoeken is het mogelijk om specifiek te zoeken binnen de beschikbare gegevens.

Tekstueel zoeken

Tekstueel zoeken biedt meer vrijheid en zoekt op de meeste velden van producties, locaties en speeldata. Deze vorm van zoeken is vergelijkbare met het gedrag van populaire zoekmachines op internet. De meest relevante zoekresultaten op basis van een of meer ingevoerde termen worden als uitkomst van de zoekactie getoond. Zoekresultaten worden op een intelligente wijze gesorteerd, zodat de meest relevante bovenaan worden gepresenteerd. Elk zoekresultaat wordt voorzien van een relevantie, zoals weergegeven in onderstaande afbeelding.

Contextueel zoeken

Bij contextueel zoeken wordt gezocht op specifieke velden binnen de beschikbare gegevens. Op deze manier kunnen de zoekresultaten specifieker gemaakt worden.

Uitgebreid zoeken

Het is tevens mogelijk om de zoektermen met elkaar te combineren op verschillende manieren, door gebruik te maken van sleutelwoorden zoals AND en OR. Bijvoorbeeld:

• type:"productie" toont alle producties
• type:"productie" AND genres:"speelfilm" toont alle producties waarbij het genre gelijk is aan speelfilm
• type:"productie" OR type:"locatie" toont alle objecten waarvan het type gelijk aan productie of locatie is

Een zoekterm kan ook voorzien worden van een zogenaamde wildcard, in de vorm van een *. Dit teken symboliseert een aantal willekeurige tekens. Dit is het makkelijkst te illustreren aan de hand van het volgende voorbeeld:

• "Bryan Adams" toont slechts één productie waarbij de exacte term "Bryan Adams" voorkomt
• "Bryan*" toont de voorgaande productie, maar ook een andere waarin een woord staat dat begint met ‘Bryan’. Deze productie wordt ook in de zoekresultaten meegenomen, omdat daarin staat: ‘Freddie Bryant’

Een vergelijkbaar zoeksymbool is een vraagteken, dit stelt slechts één willekeurig karakter voor. Het woord "hamlet" kan dus ook gevonden worden met de zoekterm: "haml?t"

Werken met content

De meeste functionaliteiten binnen de Uitbase staan in het teken van content invoer of beheer. De belangrijkste entiteiten binnen de gegevensverzameling zijn locaties, producties en speeldata. Locaties en producties kunnen los van elkaar worden aangemaakt. Speeldata leggen de link tussen een productie en een locatie met daarbij de datum, tijd en prijsinformatie als aanvullende informatie.

Onderstaande tabel geeft hier een voorbeeld van.

Producties en locaties kunnen worden aangemaakt via het hoofdmenu van de Uitbase, met de knoppen:

Aanmaken locaties

Kies de optie ‘Locatie toevoegen’ vanuit het hoofdmenu, om een nieuwe locatie aan te maken. Het aanmaken van een nieuwe locatie kan gedaan worden door de volgende gebruikersrollen:

• Redacteur
• Hoofdredacteur
• Locatieredacteur

Een locatie die wordt aangemaakt door de gebruikersrol locatieredacteur, wordt toegevoegd als een locatie in conceptstatus. Deze is te herkennen aan een * in het eerste deel van de de titel van een locatie. Een locatie die in concept is dient eerst door een redacteur of hoofdredacteur te worden bewerkt en opnieuw opgeslagen om een goedgekeurde locatie te worden. Een eenmaal aangemaakte en goedgekeurde locatie kan alleen worden aangepast door de organisatie die de goedkeuring heeft gedaan. Een locatie heeft primaire basisinformatie, bijvoorbeeld een naam, straat en huisnummer, maar kan ook de volgende informatie bevatten:

• Eén of meer zalen
• Eén of meer media
• Eén of meer uitgaven

Bij het aanmaken van een locatie dient een CIDN nummer via het CIDN register te worden opgehaald of aangemaakt, voor meer informatie zie hoofdstuk ‘Externe koppelingen’.

Aanmaken productie

Kies de optie ‘Productie toevoegen’ vanuit het hoofdmenu, om een nieuwe productie aan te maken. Het aanmaken van een nieuwe productie kan gedaan worden door de volgende gebruikersrollen:

• Redacteur
• Hoofdredacteur
• Producent

Een productie die wordt aangemaakt door de gebruikersrol producent, wordt toegevoegd als een productie in conceptstatus. Deze is te herkennen aan een * in het eerste deel van de de titel van een productie. Een locatie die in concept is dient eerst door een redacteur of hoofdredacteur te worden bewerkt en opnieuw opgeslagen om een goedgekeurde productie te worden. Een productie heeft primaire basisinformatie, bijvoorbeeld een naam of korte omschrijving, maar kan ook de volgende informatie bevatten:

• Eén of meer genres
• Eén of meer uitvoerenden
• Eén of meer media

Bij het aanmaken van een locatie dient een CIDN nummer via het CIDN register te worden opgehaald of aangemaakt, voor meer informatie zie hoofdstuk ‘Externe koppelingen’. Tevens is het mogelijk om binnen het systeem na te gaan of er vergelijkbare producties aanwezig zijn. Deze functionaliteit kan uitgevoerd worden, door de gewenste titel op te geven en vervolgens op de knop ‘Controleer’ te klikken.

Aanmaken groepen

Kies de optie ‘Groep’ vanuit het hoofdmenu, om een nieuwe groep aan te maken. Het aanmaken van een nieuwe groep kan gedaan worden door de volgende gebruikersrollen:

• Redacteur
• Hoofdredacteur

Een groep bevat basisinformatie zoals titel of type, maar kan ook media, uitgaven en URL’s bevatten.

Bewerken van een locatie of productie

Een productie of locatie die eenmaal is aangemaakt, kan worden bewerkt door op de titel te klikken vanuit het detailscherm van de productie of locatie. De volgende stappen beschrijven deze procedure:

• Zoek naar de betreffende productie of locatie
• Klik op in de titel, om naar de detailpagina te gaan
• Klik op de titel van de productie of locatie
• Pas de gewenste gegevens aan en klik op ‘Opslaan’

Let op, het is alleen mogelijk om producties of locaties te bewerken die zijn aangemaakt door uw organisatie!

Aanmaken van speeldata

Het aanmaken van speeldata kan vanuit een productie of locatie gedaan worden. Zoek naar een bestaande productie of locatie, selecteer deze door op de titel te klikken en klik vervolgens op ‘Toevoegen’ in de sectie ‘Speeldata’. Speeldata kunnen worden toegevoegd door de volgende gebruikersrollen:

• Redacteur
• Hoofdredacteur

In het scherm voor het aanmaken van speeldata is het mogelijk om verschillende speeldata aan te maken. Tijdens de bewerking zijn deze speeldata nog niet opgeslagen, maar worden tijdelijk vastgehouden totdat op de knop ‘Opslaan’ is geklikt. Hierdoor is het mogelijk om de speeldata eerst in te zien, te bewerken en uiteindelijk op te slaan bij de betreffende productie en locatie, zodat deze inzichtelijk worden voor andere gebruikers binnen het systeem.

Bewerken speeldata

Bewerken van speeldata kan via het detailoverzicht van een productie of locatie. Om een speeldatum te bewerken dient deze eerst geselecteerd worden, vervolgens verschijnt de knop ‘Bewerken’ in beeld. Na het klikken op de knop ‘Bewerken’ worden alle details van de speeldatum weergegeven, die vervolgens kunnen worden aangepast. Indien meerdere speeldata worden geselecteerd is de functionaliteit ‘Massaal aanpassen’ beschikbaar. Hiermee kunnen bepaalde velden van een speeldatum, voor alle geselecteerde items worden aangepast. In het scherm voor massaal aanpassen dient allereerst het veld geselecteerd te worden waar de wijzigingen voor zijn en vervolgens kan de nieuwe waarde worden opgegeven. In onderstaand voorbeeld wordt het veld Status bijgewerkt naar ‘Afgelast’. De uitleg per stap van het bovenstaande scherm is:

1. Selectie van het veld dat bijgewerkt dient te worden
2. De nieuwe waarde van het veld
3. Genereert een voorbeeld in het onderste deel van de pagina
4. Toont de originele waarde van het veld
5. Toont de nieuwe waarde van het veld
6. Voert de aanpassingen daadwerkelijk door

Let op, het is alleen mogelijk om speeldata aan te passen die door de eigen organisatie zijn aangemaakt!

Vertalen

Het is mogelijk om producties en locaties te vertalen naar: Engels, Fries, Frans en Duits. De vertaalfunctie kan worden gebruikt door de gebruikersgroepen:

• Redacteur
• Hoofdredacteur

Om een vertaling toe te voegen, dient u de detailpagina van een productie of locatie te openen, zoals hierboven weergegeven. Vervolgens voert u de volgende stappen uit:

1. Klik op ‘Toon detail informatie’
2. Selecteer een taal waarvoor u een vertaling wilt toevoegen
3. Klik op de knop ‘Voeg vertaling toe’

Vervolgens worden in het volgende scherm de velden weergegeven die vertaald kunnen worden. Per veld dienen de nieuwe teksten opgegeven te worden. Zodra de vertaling klaar is, kan deze worden opgeslagen middels de knop ‘Aanmaken’.

Externe koppelingen

CIDN register

Bij het aanmaken van een productie of locatie is het noodzakelijk om een CIDN nummer op te geven. Deze kan worden geraadpleegd via het CIDN register. De Uitbase heeft een verbinding met het centrale register, waar gebruik van gemaakt kan worden. Om dit te doen is het nodig om een titel op te geven en vervolgens op de knop ‘Zoek CIDN’ te klikken. Het volgende scherm wordt weergegeven, met daarin de mogelijkheid om een bestaand item te selecteren of een nieuwe aan te maken. Door in de zoekresultaten op de gevonden locatie of productie te klikken, wordt deze overgenomen in de productie of locatie. Indien de juiste productie of locatie niet in de zoekresultaten voorkomt, is het mogelijk om een nieuwe aan te maken binnen het register. Dit kan worden gedaan door op de knop ‘Aanmaken nieuw CIDN’ te klikken. Bovenstaand invulformulier zal bij het opslaan een nieuwe productie of locatie aanmaken binnen het CIDN register.

Flickr

Het is mogelijk om bij het aanmaken van een productie of locatie beelden te koppelen die zijn ondergebracht binnen Flickr. Om deze functie uit te voeren, klik bij het aanmaken van een productie of locatie op ‘Zoek in Flickr’. Selecteer de betreffende afbeelding en klik op ‘Opslaan’ om de afbeelding te gebruiken.

Klik hier voor een uitgebreide uitleg over Flickr

Werken met notificaties

Notificaties zijn interne taken die binnen de Uitbase kunnen worden gestuurd naar alle personen die gebruik maken van het systeem. Dit hoofdstuk legt uit hoe de notificaties gebruikt kunnen worden.

Aanmaken van taken

Het is mogelijk om een zelfstandige taak te maken vanuit de knop ‘Notificaties’ in het hoofdmenu of een taak die is gerelateerd aan een locatie of productie. In dit voorbeeld gaan we uit van een gerelateerde taak. Om deze aan te maken dient allereerst een locatie of productie opgezocht te worden waar de taak betrekking op heeft. In het detailscherm van een locatie of productie klik op ‘Toevoegen notitie’. Vervolgens dienen de volgende velden ingevult te worden:

• Type, selecteer een type die de aard van het verzoek het beste beschrijft
• Prioriteit, maak een keuze uit Hoog, Midden of Laag
• Link, dit veld wordt standaard ingevuld en geeft een verwijzing naar de productie of locatie
• Omschrijving, maak gebruik van dit veld om het verzoek zo goed mogelijk te beschrijven
• Vervaldatum, selecteer een datum indien deze taak voor een bepaalde dag gedaan moet worden
• Organisatie, kies de organisatie waar de taak naartoe gestuurd kan worden. De taak wordt zichtbaar voor * iedereen binnen deze organisatie.
• Toegewezen aan, (optioneel). Selecteer een betreffende persoon indien deze bekend is. De taak wordt zichtbaar voor alleen deze persoon.

Klik vervolgens op ‘Opslaan’ om de taak te versturen naar de organisatie of persoon.

Ontvangen van taken

Indien een taak aan u is toegekend dan kleurt de knop ‘Notificaties’ in het hoofdmenu rood. Door te klikken op deze knop wordt een overzicht getoond van alle taken die aan u zijn toegekend.

Afhandelen van taken

Door in het overzicht van taken te klikken op het taaknummer, is het mogelijk om de taak te bewerken. Hier kunnen bepaalde velden aangepast worden, zoals status of de persoon aan wie de taak is toegewezen. Tevens is het mogelijk om onderaan de pagina reacties te plaatsen op een taak. Als een taak bijvoorbeeld onduidelijk is, zou de vraag in het reactieblok kunnen worden opgenomen en vervolgens toegewezen aan een persoon die de vraag kan beantwoorden.