UITmail

Handleiding UITmail

---

Inleiding

De uitburo’s maken vanaf nu gebruik van mailinglijst.eu voor het versturen van mailings. Denk bijvoorbeeld aan de mailing voor UITmail of de zakelijke nieuwsbrief. Deze website is gemaakt door EM Cultuur. Om duidelijk te maken hoe een mailing verstuurd kan worden via dit programma is de volgende handleiding opgezet. Eerst is er een Quick Manual met een kort stappenplan voor het opzetten van een mailing. Vervolgens wordt elke stap uitgebreid besproken.

Quick Manual

Stap 1: Inloggen

Op mailinglijst.eu kan je inloggen. Gebruik hiervoor de NUB login, met account en password van je eigen uitburo.

Stap 2: Haal tips op

Onder e-mailingen> content kunnen de tips opgehaald worden aan de hand van een peildatum. Hier kunnen ook zelf tips toegevoegd worden voor acties en speciale UITmail tips.

Stap 3: Maak de mailing

Onder e-mailingen> e-mailingen kan een nieuwe mailing aangemaakt worden bij de knop “Nieuw”. Kies een sjabloon, geef een naam aan de mailing en vervolgens kan de mailing worden gevuld met tekst, zoals een introductie, nieuws, advertenties, etc. Let op: de tekst tussen %% wordt automatisch aangeleverd. Dit mag niet verwijderd worden! Het is heel belangrijk dat aan het eind de knop “Maak tekst” wordt gebruikt om het veld “tekstversie” in te vullen. Zorg ook dat het veld “statistieken” wel aangevinkt staat. Vergeet niet een testversie te sturen!

Stap 4: Voeg de mailing samen met de e-mailadressen

Wanneer de mailing goed gekeurd is, ga naar selectie>selecteren en kies hier voor wie de uitmail bedoeld is. Onder methode kies je een mailinglijst (gebruik hier standaard de UITmail mailinglijst), vervolgens selecteer je de specifieke mailinglijst en klikt op verzenden boven bij de blauwe knoppen. In dit proces kun je ook een bepaalde Uitmail naar een specifieke genrevoorkeur sturen. Als je niks aangevinkt, dan wordt de Uitmail naar iedereen verstuurd. Als je bv. alleen dans aanvinkt, wordt de Uitmail alleen naar dansliefhebbers verstuurd.

2.5. Stap 5: Verzenden

Onder het scherm dat verschijnt na stap 4 checkt men de geselecteerde adressen, selecteert de gemaakte mailing, kiest moment van verzending en drukt op “samenvoegen”. Hiermee wordt de mailing verzonden.

3. Uitgebreide handleiding

Inloggen

Ga naar mailinglijst.eu.Bovenin aan de rechterkant staat schuingedrukt het woord “inloggen”, klik hierop om naar een inlogscherm te komen.

Inlogscherm

Gebruik vervolgens als inlognaam “NUB” met als account (klik hiervoor op het pijltje naast “account”) en wachtwoord de informatie gespecificeerd voor jouw uitburo.

Alle invulschermen na dit moment die rood gekleurde tekst hebben, zijn verplicht. Als deze niet ingevuld is kan de informatie niet verwerkt worden.

Dashboard

Na het inloggen kom je op het volgende scherm:

Dashboard

Bovenin staat nu de menubalk met achtereenvolgens “E-mailadressen”, “E-mailingen”, “Selectie”, “Verzenden”, “Bounce”, “Extra” en “Help”. Dit is een dropdown-menu. Wanneer de muis erover heen gaat komt er een submenu.

Daaronder zijn twee kolommen te zien. De grote linkerkolom geeft aan als wie je ingelogd bent. Vervolgens staat hier belangrijk nieuws vanuit het Mailinglijst programma. In de rechterkolom wordt kort aangegeven hoe een mailing tot stand komt. Wanneer je niet meer weet wat de volgende stap is, is dit hier terug te vinden. Daaronder staat een rood vak met daarin de bounces. Deze moeten een keer in de zoveel tijd verwerkt worden. Kijk voor meer informatie over bounces onder kop Statistiek.

E-mailadressen

Wanneer je naar e-mailadressen>e-mailadressen gaat, krijg je een lijst te zien van alle ingeschreven e-mailadressen. Deze zijn gesorteerd in lijsten. De standaard mailinglijst is de UITmail.

Adressen worden automatisch geaggregeerd aan de hand van bezoekers die een invulformulier op de website invullen. Hierop geeft de bezoeker ook aan van welke uitburo’s hij email wil ontvangen en over welke genre’s.

invulformulier op de website

Je kunt ook handmatig adressen toevoegen en verwijderen aan deze lijst. Voor het toevoegen van een emailadres, is er de knop “Nieuw” bovenaan het overzicht van e-mailadressen. Hier kunnen alle gegevens ingevuld worden. Er kunnen ook adressen geïmporteerd worden onder e-mailadressen>importeren. Voor het handmatig verwijderen van een e-mailadres ga je naar het adres toe en klinkt hier dubbel op. Vervolgens wordt er een nieuw scherm geopend waar er enkele keuzes mogelijk zijn waaronder het verwijderen van het adres.

Per e-mailadres kan informatie ook aangepast worden. Dit is niet alleen basisinformatie zoals adres, emailadres, of taal, maar ook welke informatie de gebruiker ontvangt. Stel dat een gebruiker zich voor een ander genre wil aanmelden, of ook tot een andere regio wil behoren. Dubbelklik hiervoor op het desbetreffende adres. Er wordt dan een nieuw scherm geopend. Helemaal bovenaan dit scherm staat een klein menubalkje. Onder “abonnementen” staan de mailinglijsten zoals ze aanwezig zijn en waar de gebruiker op ingeschreven is. Door dubbelklikken op de mailinglijst kan genre hier aangepast worden. Onder “extra info” vind je de regio’s waar de gebruiker op het moment voor ingeschreven in. Hier kunnen dus ook extra regio’s toegevoegd worden.

handmatig adressen toevoegen

Op dit gebruikerspecifieke scherm bevinden zich meer opties. Twee belangrijke hiervan zijn het blacklisten van een gebruiker (wanneer deze zich op een verkeerde manier gedraagt) en het aanmerken van de gebruiker als testpersoon. Het e-mailadres wordt dan toegevoegd aan de testlijst. Wanneer er van een mailing een test gestuurd wordt, gaat deze naar de testlijst.

Wanneer je onder e-mailadressen>e-mailadressen zit, kan je kijken naar de adressen die vallen onder een specifieke mailinglijst. Selecteer hiervoor in het dropdown-menu de specifieke mailinglijst.

Content

Onder e-mailingen>content kunnen de tips verzameld worden voor de mailing. Een mailing kan zowel bestaan uit zowel handmatig ingevoerde tekst als de tips. Dit zijn twee losse opties. Tips ophalen: Wanneer de tips worden opgehaald, worden de ‘getipt door de redactie’ van de website afgehaald. Je kunt gesynchroniseerde tips van de website ook verwijderen, als je die uiteindelijk toch niet in je Uitmail wilt hebben. Geef een peildatum op (wanneer de mailing niet vandaag maar later gestuurd wordt, kan er ook een peildatum in de toekomst opgegeven worden) en wat de periode is. Vervolgens kan met “synchroniseer” alle tips opgehaald worden. Onder “voorbeeld” is te zien welke tips er zijn en hoe deze eruit zien.

Zelf tips aanmaken: Daarnaast kunnen tips zelf toegevoegd worden. Met “nieuw” kunnen zelf tips toegevoegd worden. Let op dat de foto’s uit de UITbase een ander formaat zullen hebben dan de foto’s in de Uitmail. Het is daarom te adviseren om steeds een nieuw vierkant plaatje te uploaden in Mailinglijst, indien je de synchroniseer-functie gebruikt.

content

Wanneer je een tip aanmaakt of verandert (klik hiervoor op een bestaande tip), wordt er een nieuw venster geopend met daarin een hoop velden die ingevuld kunnen worden. Enkele lichten we er hier uit:

• “titel” – dit is de titel van het stuk zoals de ontvanger hem ook te zien krijgt, deze is verplicht
• “inhoud” – dit is de omschrijving van het stuk zoals deze in de uitmail verschijnt, dit veld is verplicht. Als je hier een gekopieerde tekst plakt, vergeet dan niet om de formatering te verwijderen.
• “type” – kies hier voor voorstelling of tentoonstelling
• “url” – als je een nieuwe tip aanmaakt, vul je hier de url van de website in.
• “plaatje” – als je een nieuwe tip maakt, kun je hier een foto toevoegen (110x110px) of een bestaande foto vervangen.
• “alt” – vul hier de naam van de fotograaf in (of andere copyrights)
• “stijl”- de standaard stijl is voor de UITmail, er wordt echter ook gewerkt aan een specifieke stijl voor de e-flyer en voor tips. Deze optie zal nog uitgebreid worden.
• “periode” – geef hier de periode aan dat de tip van toepassing is
• “speeldatum” – deze datum komt onderaan de tip in de Uitmail te staan
• “altijd tonen” – wanneer deze aangevinkt is, wordt de tip altijd getoond onder welk genre de tip ook valt. Als dit niet aanvinkt is, wordt de tip alleen getoond bij alle genre’s en het specifieke genre.
• “sorteren” – hiermee kan een volgorde aangegeven worden, zo kan een tip bijvoorbeeld altijd bovenste gemaakt worden. Sorteren kan met cijfers 0 t/m 9 of met letters a t/m z. Deze laatste werkt beter omdat er dan meer sorteringsmogelijkheden zijn.

Bovenaan staat naast “info”, waar deze informatie ingevuld kan worden, ook “lijstcodes”. Hier kan aangegeven worden onder welke genres de tip valt. Dit kan van belang zijn wanneer er een specifieke genremailing gestuurd wordt. Alleen tips die onder dat specifieke genre vallen worden dan weer gegeven.

Voor de ontvanger is het zo dat deze alleen de genre mailingen ontvangt die hij zelf heeft aangevinkt.

Mailinglijsten

Je kunt zelf ook een mailinglijst beheren of toevoegen. Ga hiervoor naar extra>mailinglijsten. Vervolgens krijg je alle bestaande mailinglijsten te zien. De zwarte mailinglijsten zijn aan te passen, de blauwe niet.

Wanneer je op een van de mailinglijsten klikt, verschijnt er een nieuw venster met alle informatie over deze mailinglijst die de gebruiker te zien krijgt in de vorm van een formulier. Zoals hiervoor verteld is, schrijft een bezoeker zich in via een formulier. Hier kan je veranderingen in aan brengen, de lijst verwijderen, of het formulier bekijken. Je kunt dit formulier bekijken via de knop “Formulier” wanneer je een mailinglijst open hebt staan. Er opent zich dan nog een nieuw scherm met het formulier zoals hij er op dat moment uitziet voor de gebruiker. Als je het formulier ergens aan de website wil hangen is het belangrijk de link te gebruiken die je dan bovenin ziet staan. Dit is de link bovenaan in de grijze balk.

Je kunt ook zelf een mailinglijst aanmaken. Ga daarvoor naar het overzicht van de mailinglijsten en klik op “Nieuw”. Hiermee wordt automatisch ook een aan- en afmeldformulier aangemaakt.

Mailing maken

Onder e-mailingen>e-mailingen staan alle bestaande mailingen. Wanneer er op een bestaande mailing geklikt wordt, opent deze zich in een nieuw scherm. Vervolgens kan deze aangepast worden.

Op het scherm met de bestaande mailing kan ook een nieuwe aangemaakt worden door op de knop “Nieuw” te klikken. Je kiest vervolgens een sjabloon en vult een naam in. Het sjabloon is de standaard lay-out van de mailing. Er kan ook zelf een sjabloon ontworpen worden; zie hiervoor de kop “Sjabloon maken”. De naam is bedoeld voor intern gebruik van de mailing. Zorg dat deze duidelijk is. De onderwerpregel zoals mensen deze in hun mailbox ontvangen, kan je in het vervolgscherm invullen. Vervolgens klik je op “opslaan”.

Er verschijnt een venster met enkele tabbladen. Hier is een kort stukje bedoeld voor intern gebruik met een naam, een unieke code en een omschrijving. De naam en omschrijving kunnen veranderd worden.

Vervolgens is er een belangrijk stukje wat de ontvanger van de email te zien krijgt onder het kopje “Publiek”. Dit moet heel zorgvuldig ingevuld worden. Maar doe dit pas nadat de mailing gemaakt is. Ga hiervoor naar de tab “Editor”.

De editor lijkt qua bediening erg op Word. Er kan opgeslagen worden, tekst dikgedrukt of schuingedrukt. Links, rechts of centraal uitlijnen van tekst is ook mogelijk. In de editor kunnen ook velden toegevoegd en verwijderd worden.

Je vult zelf onder andere de introductie in, nieuws, advertenties, etc. Belangrijk: Alle tekst tussen %% wordt door de mailing zelf ingevuld. Verwijder deze niet!! Overal waar TODO voeg je je eigen teksten toe, zoals in de intro. Die TODO’s kun je ook weghalen, als je bepaalde velden niet wilt.

De foto naast de introtekst kun je verwijderen en vervangen door een ander beeld.

Nieuwsitems kun je ook kopiëren. Als je tekst wil kopiëren, gebruik hiervoor dan deze specifieke knoppen. De eerste knop is om tekst te kopiëren. Wanneer je tekst specifiek vanuit Word wil kopiëren met de opmaak zoals deze aangeleverd is in Word, gebruik dan de middelste knop. De rechterknop is om tekst zonder opmaak te kopiëren.

Natuurlijk kunnen er ook afbeeldingen toegevoegd worden aan de mailing. Gebruik hiervoor de onderstaande linkerknop. De afbeeldingen mogen niet groter zijn dan 200kb. De rechterknop is bedoeld om bestanden aan de mailing toe te voegen. Deze mogen ook niet groter zijn dan 200kb. Klik op de knop met de bergen voor een foto in te voegen. Ga vervolgens naar de map waar de afbeelding staat en druk op ‘toevoegen’. De foto staat nu in de editor.

Voor het aanmaken van links zijn onderstaande knoppen noodzakelijk. De linkerknop maakt een link aan. Met de rechterknop kan een link verwijderd worden. Hier kunnen ook links voor plaatjes aangemaakt worden of links binnen de mailing.

Wanneer men op het aanmaken van een hyperlink klinkt, wordt een nieuw scherm geopend. Hier zijn 3 tabbladen: E-mail, anker en hyperlink. Het hyperlink tabblad betekent dat er een link gemaakt wordt naar een website of plek binnen de mailing. Dit tabblad staat open met daarop de volgende onderdelen:

• ‘url’ – hier staat de url inclusief http:// naar de website in kwestie
• ‘link tekst’ – dit is hoe de link er staat, ipv de url staat er dan bijv Carré
• ‘doel’ – hier zijn er verschillende keuzes over waar de link geopend wordt. De belangrijkste zijn hierbij ‘eigen venster’ en ‘nieuw venster’
• ‘bestaand anker’ – wanneer je ipv een link naar buiten een link binnen de mailing wil maken naar een kop dan kan hier de plek waar de link heen moet wijzen gekozen worden (kijk ook bij informatie over tabblad anker hiervoor).
• ‘tooltip’ – wat hier ingevuld wordt is zichtbaar wanneer de muis over de link heen gaat
• ‘css klasse’ – verandert de layout van de link

Tabblad anker: Een anker houdt in dat er een plek is binnen de mailing waar heen gelinkt worden vanaf een andere plek. De plek waar heen gelinkt wordt heet in dat geval een anker. In dit tabblad kan een anker gemaakt worden. Selecteer de tekst waar de link straks heen moet wijzen en klik op de hyperlink manager.

• ‘naam’ – vul hier de naam in die de link moet krijgen

Tabblad email: Wanneer je een link wilt waarop mensen kunnen te klikken om je te emailen kunnen hier de emailgegevens worden ingevuld.

• ‘adres’ – de plek waar de email heen moet
• ‘link tekst’ – de naam die de link moet hebben
• ‘onderwerp’ – het onderwerp van de email, vooral belangrijk als er makkelijk op deze emails geselecteerd moet kunnen worden.
• ‘css klasse’ – verandert de layout van de link

Sla de mailing tussentijds op met de knop “Tussentijds opslaan”. Doe dit vaak zodat er geen belangrijke informatie verloren gaat. Wanneer de mailing klaar is, sla deze op met de knop “Opslaan”. Een voorbeeld kan bekeken worden onder de knop “Voorbeeld”. Wanneer dit allemaal in orde is, moet er nog wat informatie ingevuld.

De onderwerpregel is het onderwerp van de e-mail. Het bounceadres is het adres waar de email vandaan komt voor de ontvanger. De afzender is de naam die de ontvanger ziet als afzender. Als laatste moet er een tekstversie ingevuld worden. Dit is de tekstversie van uw mailing. Dit is verplicht! De tekstversie wordt automatisch aangemaakt wanneer je op de knop “Maak tekst” klikt. Doe dit echter wel aan het einde zodat je de laatste wijzigingen meeneemt!

Stuur vervolgens een testversie. Zorg wel dat er een emailadres ingesteld staat als testadres via e-mailadressen>e-mailadressen. Kies hier een adres uit en klik op “naar testadres”. Als de testversie goed is, kan de mailing verstuurd worden.

Indien je extra url’s hebt toegevoegd die je wilt meten, bv. in de introtekst of voor een advertentie: ga helemaal bovenin het scherm naar ‘links’ en klik die links aan die ook gemeten moeten worden in de statistek.

Sjabloon maken

Onder extra>sjablonen kunnen sjablonen bekeken, aangepast en nieuw gemaakt worden. Hier kan aan de hand van een HTML document een layout gemaakt worden voor een mailing. In de Editor zit onderaan een knop “Ontwerp”. (Hier staat de editor automatisch op.) Er is ook een knop HTML waarbij de HTML aangepast kan worden. Dit is belangrijk wanneer een sjabloon gemaakt of gekopieerd moet worden. Gebruik hiervoor altijd de HTML code. Het grafisch ontwerp voor een sjabloon kan door EM & cultuur omgezet worden naar HTML code voor een bedrag, of het kan door jullie zelf omgezet worden.

Bounces

Het kan zo zijn dat wanneer er ingelogd wordt er aan de rechterkant van de website een rood vlak staat. Hier staat dan aangegeven “bounce:” met vervolgens een nummer. Dit geeft aan hoeveel e-mails teruggekomen zijn. Er zijn verschillende soorten bouncers:   • Hard Bounce: adressen die niet meer correct zijn. • Soft Bounce: adressen waarvan de mailbox vol is of waarvan de server tijdelijk onbereikbaar is. • AutoResponder: bericht van afwezigheid • SPAM: berichten die door MailingLijst.nl als spam worden gezien. • Overig: dit zijn berichten zoals replies, wijziging van e-mailadressen, etc. Het is belangrijk deze bounces een keer in de zoveel tijd te checken en te verwerken.

Statistieken

Wanneer de mailing verstuurd is, is het nog niet klaar. Nu kan aan de hand van statistieken optimalisatie plaats vinden. Er worden statistieken van de uitgezonden mailing bijgehouden. Onder extra>statistieken zijn er algemene statistieken over de mailings te vinden. Hier zijn het aantal nieuwe abonnees terug te vinden, het aantal afmeldingen, verzendingen van mailings, en dergelijke. Per mailing kan er meer informatie opgehaald worden. Ga hiervoor naar e-mailingen>e-mailingen en klik op de specifieke mailing. Er wordt een nieuw venster geopend. Bovenaan vind je hier “statistiek”.

Hier is zichtbaar hoeveel mailings er verzonden zijn, waarvan een bepaalde hoeveelheid in tekst en een bepaalde hoeveelheid in HTML. Er wordt aangegeven hoeveel er gebounced is. Dit betekent hoeveel mailings niet bij het e-mailadres in kwestie zijn aangekomen. Als laatste wordt er bijgehouden hoe vaak de links geklikt zijn in de mailing.

Onderaan staat hoeveel van de mailing geopend is, en dit wordt ook weergegeven in een donutgrafiek.

Mailinglijst geeft zelf aan dat de belangrijkste cijfers de volgende zijn:

• Afleverpercentage: Hoeveel procent van de verzonden e-mails is ook daadwerkelijk afgeleverd? Het aantal bounceberichten speelt hierbij een grote rol. 
• Openingspercentage: Welk percentage van de afgeleverde e-mails, opent de mailing daadwerkelijk?
• Doorklikpercentage: Van de links in de mailing kunnen ook statistieken worden bijgehouden. Hoeveel procent van de ontvangers, klikt ook echt door naar meer informatie.
• Afmeldpercentage: Naast positieve cijfers is het ook goed om het percentage uitschrijvingen na een mailing in de gaten te houden.

Deze cijfers moeten geanalyseerd worden. Omdat de mailing niet op zichzelf staat maar onderdeel van de gehele communicatie is het belangrijk om dit te analyseren aan de hand van de hele communicatiestrategie. Aan de hand van de analyse kunnen veranderingen in de mailing doorgevoerd worden zoals het verstuurmoment. Tips voor analyse van EM cultuur:

• Vergelijk meerdere mailingen met elkaar;
• Test de content en de volgorde hiervan binnen de mailing;
• Test het verzendmoment (verschillende dagen, tijdstippen).

Het Mailinglijst programma heeft ook functionaliteiten om te helpen bij het analyseren van de mailing. Deze zijn:

• Steekproeven: Met behulp van deze functionaliteit kunt u mailingen testen binnen uw doelgroep. Test bijvoorbeeld het verzendmoment: de ene helft op dinsdag en de andere op donderdag
• Aflever- en bounce statistieken: Hoeveel procent van het totaal aantal verzonden mailingen wordt daadwerkelijk afgeleverd?
• Openingsstatistieken: Hoeveel ontvangers openen de mailing en wie zijn dit?
• Link statistieken: U kunt de adressen die op een bepaalde link klikten, selecteren en bijvoorbeeld een vervolgmailing sturen.

4. Vragen?

Neem contact op met het Nederlands Uitburo:

Sarphatistraat 51 1018 EW Amsterdam 020-6160161 helpdesk@nederlandsuitburo.nl